Consultanță IT: Când o Decizie Greșită Costă Mai Mult Decât Un CTO

Acum cinci ani, un manager de firmă medie din România care voia să schimbe sistemul ERP suna la doi-trei furnizori, compara oferte pe preț și semna contractul cu cel mai ieftin. Astăzi, același manager știe că greșeala nu era în alegerea furnizorului, ci în faptul că n-a vorbit cu nimeni care să îi spună ce trebuie cumpărat înainte să aleagă de unde. Asta e, în esență, diferența pe care o face consultanța IT.

De ce firmele cheltuie bine, dar investesc prost în tehnologie

Există o distincție subtilă, dar critică, între a cheltui pe IT și a investi în IT. Cheltuiala înseamnă să cumperi laptopuri pentru că cele vechi s-au stricat. Investiția înseamnă să știi ce infrastructură îți susține creșterea pe 3 ani. Cele mai multe companii românești cu 20-150 de angajați operează în primul model — reactiv, fragmentat, fără o arhitectură coerentă.

Și nu e vina lor. Un antreprenor care conduce o firmă de producție sau servicii n-are de ce să știe diferența dintre un server on-premise și o soluție hibridă de cloud. Problema apare când același antreprenor ia decizii de 50.000-100.000 de euro bazate pe recomandările unui furnizor care are interes direct în vânzare. E un conflict de interese evident pe care prea puțini îl recunosc.

Ce face de fapt un consultant IT bun

Răspunsul scurt: te ajută să pui întrebările corecte înainte să dai banii. Răspunsul mai lung e ceva mai nuanțat.

Un consultant IT independent analizează mai întâi business-ul, nu tehnologia. Câți utilizatori? Ce procese sunt blocate acum? Unde se pierde timp? Care e planul de creștere? Abia după ce înțelege contextul operațional trece la recomandări tehnice. Și tocmai această ordine e ceea ce lipsește din 80% dintre proiectele IT care eșuează sau depășesc bugetul.

Datele nu mint. Studiile Standish Group arată că aproximativ 66% din proiectele IT mari fie eșuează, fie sunt livrate parțial. Cauza principală nu e tehnologia în sine — e lipsa definirii clare a cerințelor la început. Adică exact ce ar fi trebuit să facă un consultant înainte de startul proiectului.

Scenariul în care consultanța IT se amortizează rapid

Să luăm un exemplu concret. O firmă de distribuție cu 45 de angajați vrea să implementeze un sistem CRM. Bugetul estimat: 30.000 de euro. Fără consultanță, aleg un CRM enterprise pentru că „arată bine la demo” și au văzut că îl folosesc firme mari. După 8 luni, sistemul e implementat pe 30%, echipa nu îl adoptă, și jumătate din funcționalități nu se potrivesc cu procesele lor reale.

Cu o consultanță IT prealabilă de 2.000-3.000 de euro, tabloul se schimbă complet. Consultantul ar fi identificat că firma are nevoie de un CRM simplu, integrat cu sistemul de facturare existent, cu mobile access pentru agenții de teren. Recomandarea ar fi orientat bugetul spre o soluție de 12.000 de euro — potrivită, adoptată, funcțională.

ROI-ul e simplu de calculat în acest caz.

Consultanță IT vs. Departament IT intern — falsa dilemă

Mulți manageri văd consultanța IT ca pe un substituent pentru un angajat IT intern. Greșit. Sunt lucruri diferite, care se pot și completa.

Un angajat IT intern gestionează operațiunile zilnice: mentenanță, helpdesk, securitate de rutină. Un consultant IT strategic intră în joc pentru decizii de anvergură: alegerea platformelor, arhitectura de sistem, evaluarea furnizorilor, planificarea bugetelor multianuale. Companiile mature folosesc ambele, sau apelează la un departament IT gestionat extern care combină executivul tehnic cu serviciile operaționale, fără costurile fixe ale unui echipe interne complete.

E drept că există și varianta în care o companie mare își permite un CTO intern cu viziune strategică. Dar pentru IMM-urile românești, un CTO senior înseamnă 8.000-12.000 euro/lună. Consultanța IT strategică, angajată punctual pentru proiecte sau periodic pentru revizuiri, costă o fracțiune din asta.

Semnele că ai nevoie de consultanță IT acum

Există câteva situații-cheie în care o evaluare externă nu e opțională, ci necesară. Dacă firma ta se pregătește să schimbe sau să implementeze un sistem major (ERP, CRM, platformă de e-commerce), dacă ai trecut prin un incident de securitate și nu știi exact ce s-a întâmplat, sau dacă IT-ul tău actual nu mai ține pasul cu creșterea afacerii — acestea sunt semnale clare că ai nevoie de o perspectivă neutră.

Și mai e un semn pe care managerii îl ignoră adesea: când furnizorul tău actual de IT recomandă constant soluții noi și costisitoare, fără să explice clar de ce cele vechi nu mai funcționează. Acolo, un consultant extern devine practic un auditor — cineva care validează sau contestă recomandările altora.

Conform unui raport Gartner din 2024, companiile care utilizează consultanță IT externă pentru decizii strategice raportează cu 23% mai puține proiecte eșuate față de cele care internalizează complet decizia. Nu e o diferență neglijabilă când vorbim de sume semnificative.

Cum alegi un consultant IT care chiar merită banii

Primul criteriu: independența. Un consultant care vinde și produse IT are un conflict de interese inerent. Nu înseamnă că e necinstit, dar înseamnă că recomandările lui vor fi inevitabil influențate. Caută pe cineva care este plătit strict pentru timp și expertiză, nu pentru comisioane din vânzări.

Al doilea criteriu: experiența în industria ta. IT-ul pentru o clinică medicală e diferit de IT-ul pentru o firmă de logistică. Un consultant bun înțelege specificul operațional al sectorului tău, nu doar tehnologia generală. Înseamnă că întreabă despre procesele de business înainte să recomande orice soluție. Dacă primele întrebări sunt tehnice, fii atent.

Al treilea: referințele verificabile. Nu testimoniale vagi pe site-uri, ci clienți concreți pe care îi poți contacta. O firmă care oferă servicii IT externalizate cu istoric documentat și clienți dispuși să vorbească despre experiența lor e un semnal solid de credibilitate.

Întrebarea pe care ar trebui să ți-o pui orice manager sau antreprenor înainte de următoarea decizie IT importantă e simplă: cine în firma mea are pregătirea să evalueze independent că această decizie e corectă? Dacă răspunsul e „nimeni”, atunci costul consultanței nu mai e o cheltuială — devine o poliță de asigurare pentru investiția care urmează.