Acum vreo cinci ani, dacă spuneai unui antreprenor român că vrea să-și „externalizeze IT-ul”, reacția era undeva între neîncredere și panică ușoară. „Cum adică să nu am omul meu?” Azi, conversația s-a schimbat complet. Outsourcing IT nu mai e un concept exotic — e o decizie de business pe care o iau firme de toate dimensiunile, de la startup-uri cu 5 oameni până la companii cu sute de angajați.

Dar asta nu înseamnă că e mereu alegerea bună. Și tocmai de asta merită să vorbim deschis despre asta.

De ce tot mai multe firme renunță la angajatul IT propriu

Hai să fim sinceri: un angajat IT bun costă. Nu vorbim doar de salariu — vorbim de beneficii, formare continuă, licențe, și, cel mai important, de disponibilitate. Un om singur nu poate fi expert în rețele, securitate, cloud, helpdesk și dezvoltare software în același timp. Nimeni nu poate. Și totuși, asta se așteaptă adesea de la „IT-istul firmei”.

Outsourcing-ul rezolvă exact această problemă. Practic, în loc de un singur om care face de toate mediocru, ai o echipă cu specialiști pe fiecare arie. Când cade serverul, intervine cineva care știe servere. Când e o problemă de securitate, sare expertul pe securitate. E ca diferența între a merge la medicul de familie pentru orice și a ajunge direct la specialist.

Și mai e ceva care se uită des: continuitatea. Angajatul tău IT poate fi bolnav, în concediu, sau — mai rău — poate pleca pe neașteptate. Cu un departament IT externalizat, această dependență dispare. Cineva e mereu acolo.

Cifrele care contează cu adevărat

Unul dintre argumentele clasice pentru outsourcing e costul. Și da, de cele mai multe ori e mai ieftin decât să angajezi intern. Dar calculul e mai nuanțat decât pare la prima vedere.

Gândește-te la asta: un IT-ist senior cu experiență reală costă undeva între 5.000 și 8.000 de lei net pe lună în România, plus contribuțiile angajatorului. Adaugă laptop, telefon, formare, licențe pentru uneltele pe care le folosește și poate un buget de certificări. Ești deja la sume considerabile anual — pentru un singur om cu un set limitat de competențe.

Un contract de servicii IT externalizate poate acoperi o echipă întreagă la un cost lunar predictibil, fără surprize. Predictibilitatea asta e adesea la fel de valoroasă ca economiile efective — pentru că poți planifica, poți bugeta, știi la ce să te aștepți.

Dar nu e roz tot timpul — capcanele reale

N-am vrea să-ți vindem un vis fără să menționăm și reversul medaliei. Outsourcing-ul IT are și dezavantaje, iar ignorarea lor e rețeta perfectă pentru o dezamăgire scumpă.

Prima capcană: alegerea unui furnizor după preț. Cel mai ieftin contract s-ar putea să vină cu cel mai lent timp de răspuns și cu oameni care jonglează cu zeci de clienți deodată. Când tu ai o urgență, ești al paisprezecelea pe listă. Nu e o situație plăcută.

A doua problemă e lipsa de context. Un furnizor IT extern nu cunoaște din prima zi specificul afacerii tale, relațiile dintre departamente, sau ce aplicație critică se tot blochează vinerea. E nevoie de timp de integrare, de comunicare activă, de voință din ambele părți. Dacă te aștepți să semnezi contractul și totul să funcționeze perfect din ziua unu, vei fi dezamăgit.

Și mai e o nuanță pe care puțini o menționează: controlul. Unii antreprenori se simt inconfortabil când „secretele” firmei — infrastructura, datele, sistemele — sunt gestionate de cineva din afară. E un sentiment valid. De aceea, înainte de orice, trebuie să verifici cu atenție clauzele contractuale legate de confidențialitate și securitatea datelor. Știrile de business sunt pline de exemple în care parteneri de încredere s-au dovedit mai puțin „de încredere” la o analiză mai atentă.

Semnale că ești pregătit pentru outsourcing

Există câteva situații în care outsourcing-ul IT e aproape evident că are sens. Dacă te regăsești în oricare dintre ele, merită să iei subiectul în serios.

Primul semnal: IT-ul tău actual e un pompier, nu un strateg. Dacă omul de IT din firmă petrece 80% din timp rezolvând probleme urgente și 20% planificând ceva, ai o problemă structurală. Externalizarea helpdesk-ului de rutină poate elibera capacitate pentru lucruri cu adevărat importante.

Al doilea semnal: crești rapid. Scala rapidă înseamnă că nevoile IT se schimbă luna de lună. Angajarea internă nu ține ritmul — procesul de recrutare durează, onboarding-ul durează, și până să fie omul productiv, tu ai trecut deja la altă etapă. Un furnizor extern scalează odată cu tine.

Al treilea: ai avut deja un incident serios — un atac, o pierdere de date, o pană majoră de sistem — și ți-ai dat seama că nu ești pregătit pentru ce urmează. Asta e, de obicei, momentul în care discuția despre outsourcing devine urgentă, nu opțională.

Cum alegi furnizorul potrivit, pe scurt

Nu există o rețetă universală, dar câteva principii ajută mereu. Cere referințe de la firme similare ca dimensiune și industrie. Verifică SLA-urile (adică timpii garantați de răspuns) și ce se întâmplă dacă nu sunt respectați. Întreabă explicit cum gestionează situațiile de criză — nu te mulțumi cu răspunsuri vagi de tipul „avem proceduri”. Și, poate cel mai important, vorbește cu oamenii care vor lucra efectiv pe contul tău, nu doar cu cei din sales.

Un furnizor serios n-o să te preseze să semnezi repede. O să vrea să înțeleagă mai întâi cum funcționezi, ce ai, ce lipsește și unde ești vulnerabil. Dacă primul instinct al unui potențial partener e să-ți trimită o ofertă înainte să-ți pună zece întrebări, asta spune destul de multe.

Outsourcing-ul IT nu e panaceu. Dar pentru firmele care îl abordează cu capul limpede și aleg partenerul potrivit, diferența în eficiență, securitate și costuri poate fi surprinzător de mare. Poate mai mare decât te-ai fi așteptat.